Świadczenie usług na rzecz podmiotów zagranicznych ustawowo nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w Polsce. Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług za miejsce świadczenia usług na rzecz podatnika uznaje się miejsce jego siedziby. Oznacza to, że podatek powinien zostać odprowadzony w kraju, w którym mieści się jego organ zarządzający. Taka metoda rozliczenia VATu nosi nazwę odwrotnego obciążenia (reverse charge).
Przed sprzedażą usługi na rzecz podmiotu z Unii Europejskiej należy pamiętać, aby zarejestrować swoją firmę do transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE). Można tego dokonać poprzez wypełnienie formularza aktualizującego VAT-R i złożenie go we właściwym Urzędzie Skarbowym. Nie ma tutaj znaczenia, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, czy też nie. Nawet podmiot zwolniony z tego podatku powinien powiadomić organ o zamiarze sprzedaży zagranicę.
Wystawiając fakturę za wykonaną usługę klientowi, który posiada nadany numer identyfikacyjny VAT-UE należy uwzględnić wartość usługi jedynie w kwocie netto. Na fakturze powinna znaleźć się również adnotacja mówiąca o tym, że podatek od towarów i usług powinien zostać rozliczony za pomocą odwrotnego obciążenia. Taka informacja może brzmieć następująco „Zgodnie z art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług podatek VAT rozlicza nabywca (odwrotne obciążenie)”. Wystarczające będzie także samo sformułowanie „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”. Następnie, konieczne jest przesłanie do Urzędu Skarbowego informacji podsumowującej (deklaracji VAT-UE), w której należy wykazać wszystkie sprzedane usługi do Unii Europejskiej za okresy miesięczne lub kwartalne. Formularz wymaga podania europejskiego NIPu nadanego zagranicznemu nabywcy.
A jak postąpić, jeżeli usługobiorca takiego numeru nie posiada? Sprawa wystawienia faktury wygląda identycznie, a więc w kwocie netto z zastosowaniem odwrotnego obciążenia. Sprzedawca nie powinien sugerować się tym, że nabywca nie jest zarejestrowany do VAT-UE i opodatkowywać tej usługi w Polsce. Obowiązek, a więc i odpowiedzialność za rozliczenie podatku, leży wyłącznie po stronie podmiotu zagranicznego. Problem pojawia się dopiero przy składaniu informacji podsumowującej, ze względu na brak numeru identyfikacyjnego kontrahenta. Nie zwalnia to jednak polskiego przedsiębiorcy z przesłania jej do Urzędu. Powinien wykazać na deklaracji transakcję bez uzupełniania numeru NIP nabywcy oraz załączyć pismo, w którym wyjaśni przyczyny jego braku.
Warto podkreślić, że takie rozwiązania należy zastosować jedynie w przypadku świadczenia usług na rzecz zagranicznego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. W sytuacji kiedy usługobiorcą jest osoba prywatna powinno się posługiwać zasadami rozliczenia podatku, tak jak w przypadku transakcji z kontrahentem krajowym.